En las últimas semanas, desde casa, hemos estado atentos cada día a las noticias que nos contaban como el mundo estaba cambiando. Una de las noticias destacaba entre el resto, el hospital de IFEMA.
Solo unos meses atrás, estábamos Centro de Convenciones y Congresos NORTE con el 4º Congreso Español de la Mama. Empezábamos a trabajar en la próxima edición para 2021… Con ganas de volver a reunirnos, del ritmo frenético de los congresos, surge la necesidad de preguntar a IFEMA como lo han hecho y ahora qué.
Agradecemos a todo el equipo de IFEMA su labor, y especialmente, a Cristina Sarmiento, Itziar Benguria y Pablo López por contestarnos a estas cuestiones.
En primer lugar, daros la enhorabuena por el trabajo que habéis realizado con el Hospital Temporal IFEMA. Cuando empezamos a oír en las noticias la intención de abrir un hospital, personas que no conocen el sector comentaban que era imposible, que tardaría meses en montarse… Nosotros sabíamos que si el reto era posible, IFEMA era la opción adecuada.
Para las personas que no conocen el sector MICE (Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions) acciones como ésta o la Cumbre Mundial del Clima COP25, montado también en tiempo récord, son ejemplos excepcionales de vuestra capacidad. Nos gustaría dar a conocer el inmenso trabajo y equipo que hay detrás de todo esto. ¿Nos podéis contar como se organiza IFEMA ante cualquier evento?
La buena organización de los eventos recae, obviamente, en la calidad y profesionalidad de todo el equipo humano que hay detrás. En IFEMA contamos con equipos multidisciplinares y direcciones con funciones perfectamente identificadas e interconectadas entre sí. Esta buena organización interna se traslada a cada evento que celebramos en nuestros recintos. No hay que olvidar el inestimable apoyo de nuestras empresas proveedoras, que trabajan con nosotros en la puesta en marcha y desarrollo de cada evento.
También hay que destacar la capacidad y versatilidad de nuestros espacios, tanto en su aforo como en su infraestructura y servicios, que permiten adaptarse a cualquier situación. Como hemos podido comprobar recientemente, los pabellones de IFEMA pueden ser tanto una gran feria comercial, como un congreso internacional o un hospital.
¿Se ha trabajado de forma distinta en el proyecto del Hospital de IFEMA?
Ha sido un proyecto distinto por su magnitud y relevancia. Desde que Ayuntamiento y Comunidad de Madrid notificaron a IFEMA la necesidad de uso de sus instalaciones para llevar a cabo la producción del mayor hospital de emergencia de España, el tiempo de trabajo era muy limitado; había que acoger a todos los pacientes posibles cuanto antes. Además, ha sido necesario coordinar y trabajar en conjunto con otras empresas, autónomos, profesionales y Cuerpos y Fuerzas de Seguridad del Estado, algo poco común en los eventos que normalmente producimos en IFEMA.
¿Qué os ha aportado esta experiencia?
Como profesionales, ha sido y es un aprendizaje en todos los sentidos. Hemos descubierto nuevas formas de trabajar, la importancia del trabajo en equipo y la magnitud del impacto que el COVID-19 está causando en todo el mundo. Además, nos ha permitido reafirmar y validar la capacidad que tenemos como organizador de eventos y recinto, para adaptarnos a cualquier situación.
¿Qué parte de lo aprendido es aplicable a los próximos eventos?
Definitivamente, todo. Durante los 40 años de historia de IFEMA, cada día la organización ha ido mejorando y prosperando, adaptándonos a cambios sociales y económicos. Por supuesto, esta situación también nos ha hecho madurar en otros aspectos, como mencionaba antes, y valorar la importancia de IFEMA a todos los niveles. Ahora toca pensar en el futuro y volver a protagonizar nuestro papel como impulsores y dinamizadores de la economía.
Integrado en el recinto ferial de IFEMA está el Centro de Convenciones y Congresos, ¿qué tipo de eventos se organizan?
En el sector asociativo se organizan tanto congresos nacionales como internacionales. Para los internacionales a partir de unos 2500 asistentes o aquellos que tienen una exposición comercial amplia, se combina el uso de las salas del CCN con los Pabellones 9 o 10. Cada uno de estos pabellones tiene una superficie de 21,600 m2 y por tanto ofrecen espacio suficiente para montar una gran exposición comercial, zona de posters, espacio para catering o para construir salas paralelas en el caso de que las de CCN sean insuficientes. .
En lo que se refiere a eventos corporativos son de diversa índole, desde pequeñas reuniones de empleados, presentaciones de productos a clientes, graduaciones, fiestas de navidad o grandes convenciones de empresa. Estos eventos, dependiendo de la naturaleza, se celebran en uno de los 2 centros de convenciones donde cuentan con las salas ya montadas o en parciales de pabellón, donde el alquiler de un espacio diáfano le da al cliente la libertad de adaptarlo según sus necesidades específicas.
¿Qué hace del Centro de Convenciones y Congresos un espacio único?
Son varios factores que unidos, hacen de éste nuestro espacio estrella:
- 18 salas en una única planta con un vestíbulo central que se puede usar como zona de exposición, catering, etc.
- Salas versátiles con paneles modulares que nos permiten distintas configuraciones y capacidades
- Auditorio Norte con capacidad para 1100 pax.
- 12 salas con luz natural
- Techos altos
- Posibilidad de trabajar con distintos proveedores de catering, AV
- Acompañamiento de un Project Manager desde el principio hasta el final del proyecto
Nos gustaría agradecer vuestro trabajo y atenciones a THEORIA Congresos cuando en octubre 2019 organizamos el 4º Congreso Español de la Mama. ¡Y ya hemos empezado a trabajar el 5º Congreso Español de la Mama, (21-23 octubre 2021)!
Son muchos meses de trabajo para 3 días de evento y todo tiene que estar planificado y preparado para la fecha programada. ¿Cuál suele ser el mayor reto para vosotros en este tipo de eventos?
La planificación, es importante trabajar con mucha antelación y de manera muy organizada para que esos tres días de evento sean el colofón final de muchas horas de trabajo previas y sin incidencias.
Pero sin duda, nuestro mayor reto es la satisfacción del cliente. Que el éxito del congreso se traduzca en fidelización, haciendo de nuestro recinto su sede de referencia para la celebración de sus encuentros. Consiguiendo además que nuestros clientes satisfechos nos hagan de embajadores.
Muchos éxitos compartidos en el sector, son nuestro camino hacia la excelencia.
De cara al futuro, ¿cómo está afectando la pandemia a los eventos programados para este año?
Desde febrero estamos con movimientos de evento programados para este año. La mayoría de los eventos se han pospuesto, pero lógicamente algunos se han cancelado. Nuestra postura está siendo muy flexible y estamos haciendo lo imposible por dar cabida a todos los eventos en fechas alternativas. Hay que tener en cuenta que no solo cambia de fecha la actividad externa, también lo hace la propia actividad ferial. Llevamos más de dos meses en constante movimiento. Le estamos poniendo muchas ganas para que todo el mundo tenga un hueco en unas fechas que garanticen el éxito de su evento y sobre todo, la seguridad de sus asistentes.
Por poner un ejemplo tenemos un congreso que se iba a celebrar a finales de marzo que se han movido dos veces de fecha. Otro ejemplo es un congreso que tiene previsto celebrarse en octubre y que tiene dos fechas alternativas reservadas, una como plan B y otra como plan C. Incluso nos han pedido recientemente un plan D. Deseamos que se decidan pronto J
¿Cómo os estáis preparando para afrontar los próximos meses, años…?
IFEMA se está preparando para afrontar las limitaciones que, con seguridad, impondrá la nueva situación actual, con la incorporación de tecnología punta para asegurar el acceso controlado de aforo concurrente en sus ferias y congresos, así como los últimos equipamientos para la monitorización de la temperatura situados en los accesos principales de todas las personas que acudan a sus convocatorias, entre otros sistemas para control de distancia de seguridad y otras medidas.
Pero los asistentes no solo experimentarán este nuevo modo de parametrizar el estado de salud y la volumetría de asistencia por metro cuadrado, sino que también conocerán el nuevo modelo de feria en el que ya se está trabajando, y que vendrá a garantizar la efectividad de la hibridación de aquellos contenidos que permitan sustituir y complementar las relaciones comerciales y los encuentros B2B presenciales con la ayuda de la tecnología, entre otras muchas novedades.
Con ello, y ante el desafío de fomentar las ferias como excelentes núcleos de negocio, IFEMA ha apostado por adaptarse a los cambios que inexorablemente va a imponer la crisis sanitaria fomentando la creatividad, la investigación, la disposición de asumir riesgos y el afán de búsqueda constante de oportunidades para sus clientes.
En vuestra opinión, ¿cómo va a cambiar la manera en la que organizamos congresos, reuniones…?
Una de las grandes claves de la venta va a ser cómo de seguro es un destino o un recinto. Va a cambiar la manera de percibir las bondades de un producto. Ya no será tan importante si la empresa de catering es tal o cual o sino si ofrecemos los protocolos sanitarios de distanciamiento, higiene, etc. Garantías para que la gente se reúna con riesgo de contagio cero.
Nuestro Director General ha convocado un grupo de trabajo para preparar protocolos de actuación sanitarios con idea de adelantarnos a lo que el Gobierno finalmente establezca.
En comparación con otro tipo de espacios públicos como centros comerciales o teatros, tenemos a nuestro favor que sabemos quién viene al recinto, cuándo, la cantidad de gente, fechas, horas, flujos de personas etc. Los recintos están viendo este hecho como una ventaja competitiva frente a otro tipo de edificios públicos que no cuentan con esta información con la que poder planificar.
Este sería un poco el concepto. En concreto se está trabajando en lo siguiente:
- Ampliar la limpieza y desinfección general del recinto incidiendo en puntos especialmente delicados como manillas, lavabos, etc.
- Túneles de desinfección para gente en la entrada al recinto
- Separar zona de acceso de entrada de salida
- Reducción de capacidades para permitir distanciamiento social
- Sistemas de medición de temperatura corporal (ya tenemos una cámara termográfica en Sur)
Itziar Benguria, Convenciones
Pablo López, Prensa
